Revolučná aplikácia na efektívne riadenie a správu servisných služieb
Aplikácia Ku-Li Therm predstavuje revolučný prístup k riadeniu a správe servisných služieb. Cieľom aplikácie bolo vyvinúť systém na prehľadnú evidenciu správy a riešenia požiadaviek spoločnosti, ktorá sa venuje inštalácii, servisu a revízii vykurovacích zariadení. Poskytnúť užívateľom kompletné a prehľadné informácie o ich zákazkách, organizovať pracovné postupy a zjednodušiť komunikáciu medzi zákazníkmi a servisnými technikmi. Požiadavkou bolo, aby systém poskytoval informácie o pláne jednotlivých zákazok v čase, podrobné informácie o počte zákazok na konkrétneho servisného technika v daný deň, informácie o type zákazky a jej lokalizáciu spolu s informáciami o zákazníkovi.
Výzvy pred vývojom aplikácie pre servisné a revízne služby
Firmy, ktoré sa zaoberajú inštaláciou, servisným a revíznym službám čelia výzvam v oblasti organizácie prác servisných technikov a sledovania svojich zákaziek. Tradičné spôsoby správy a evidencie často vyžadujú veľa času, sú málo efektívne, náchylné na chybovosť, stratu dát a času, čo sa v konečnom dôsledku odzrkadlí na finančnej úrovni. Okrem toho je komunikácia s klientmi občas zložitá a môže viesť k nedorozumeniam.
Riešenie: Aplikácia pre servisných technikov
Na základe dôkladnej analýzy a identifikovaných problémov klienta, sme sa rozhodli vo WAME vyvinúť mobilnú aplikáciu Ku-Li Therm, ktorá by integrovala všetky potrebné funkcie do jedného užívateľsky prívetivého a prehľadného prostredia. Táto aplikácia mala byť dostupná pre platformy iOS a Android, aby pokryla široké spektrum užívateľov. Zahájili sme preto práce a začal sa frontendový vývoj mobilnej aplikácie a backendový vývoj administračného systému.
1. Efektívna organizácia servisov a revízií
Mobilná aplikácia Ku-Li Therm umožňuje servisným technikom a manažérom jednoducho organizovať a sledovať zákazky kdekoľvek, priamo z mobilného zariadenia. Zákazky sú prezentované s ohľadom na UX.
2. Kompletné informácie o zákazkách
Užívatelia majú k dispozícii prehľadné a kompletné informácie o každej jednej zákazke, vrátane typu práce, lokality a potrebných materiálov. Tento úplný prehľad umožňuje servisným technikom plánovať a vykonávať prácu efektívne a presne, bez zbytočných chýb.
3. PUSH notifikácie technikom o zmenách v zákazkách
Z pohľadu vlastníka aplikácie ide o systém, ktorý umožňuje efektívne plánovať prácu servisných technikov s ohľadom na miesto a čas zákaziek a tomu prispôsobovať plánovanie trás, zároveň je šikovným nástrojom pre servisného technika, ktorý sa tak dostane k informáciám o zariadení klienta a celej genéze zásahov na ňom. Veľkou používateľskou výhodou pre zákazníka je možnosť SMS notifikácií s informáciou o dátume a čase zásahu, čo znižuje neefektivitu práce servisných technikov. Aplikácia Ku-Li Therm posiela PUSH notifikácie a upozornenia o dôležitých udalostiach, ako sú nové zákazky, zmeny v harmonograme a podobne. Tieto upozornenia pomáhajú užívateľom a rapídne zvyšujú efektivitu ich práce a celkovú spokojnosť zákazníkov.
4. Protokol podpisuje zákazník digitálne v app
Veľmi dôležitou funkciou aplikácie je možnosť podpisu preberacieho protokolu zákazníkom priamo v aplikácii, čo je vlastne potvrdenie zákazníka o vykonanej práci. Súčasne sa vystaví dokumentácia prislúchajúca k danému servisnému zásahu. Tento proces umožňuje klientom potvrdiť vykonanú prácu a zabezpečiť dokumentáciu o jej dokončení.
5. Aplikácia je privátna iba pre zamestnancov firmy
Aplikácia pre servisných technikov Ku-Li Therm bola implementovaná na obe platformy, čiže na Android a iOS. Je to hybridná aplikácia tvorená vo framework Vue.js. IOS aplikácia KULItherm bola vydávaná a distribuovaná v špeciálnom režime. Požiadavka, ktorú musel klient splniť a ktorá zároveň súvisela aj s bezpečnostnou politikou spoločnosti Apple, bola nahrávania aplikácie do AppStore spoločnosti Apple do neverejnej časti tohto store. Jedná sa o tzv. unlisted link, kedy nie je možné vydanú a schválenú aplikáciu vyhľadať fulltext search možnosťou a ani sa k nej dostať prostredníctvom kategórií. Aplikáciu je možné distribuovať pomocou spomínaného linku a teda môžme povedať, že je výlučne na majiteľovi, komu ju doručí. Pohľad spoločnosti Apple na unlisted aplikácie je ako na aplikácie na interné použitie v rámci napr. zamestnancov konkrétnej spoločnosti.
6. Centrálny informačný systém pre majiteľov a administratívu
Popri samotnej aplikácii sa zároveň vyvíja aj administračný systém, do ktorého majú prístup oprávnené osoby, ktoré priebežne nahadzujú plánované zákazky a všetky činnosti s nimi spojené, čo umožňuje efektívnu realizáciu servisných úkonov a zároveň poskytuje poklady pre sledovania efektivity jednotlivých servisných technikov.
Aplikácia sa neustále vyvíja a zdokonaľuje, a keďže sú zákazky posúvané aj od externých spoločností, najbližším cieľom vývoja je zdokonaliť systém a vylepšiť import externých zákaziek do systému aplikácie. Ďalším plánom je tiež zefektívniť proces naceňovania zákaziek, čo by umožnilo operatívne riešiť zásahy servisného technika na konkrétnom mieste, na ktorom mal plánovanú zákazku bez potreby vopred plánovaných zásahov, čo by v konečnom dôsledku znamenalo zefektívnenie jeho práce súčasne s okamžitou aktualizáciou údajov o zákazke v aplikácii.
Administračný systém aj samotná aplikácia pre servisných technikov zahŕňa veľké množstvo funkcií
Funkcie administračného riadiaceho systém:
- Správa užívateľov: Správa užívateľov je dôležitou súčasťou zabezpečenia a ochrany systému. V systéme správy užívateľov existujú rôzne typy užívateľov od admina až po zamestnanca z ktorých každý má rôzne úrovne prístupu a oprávnení. Poskytuje vám tak kontrolu nad tým, kto má prístup k vašim systémom, aké akcie môže vykonávať a aké dáta môže vidieť.
Správa zákazníkov: Databáza kontaktov a adries je dôležitou súčasťou administračného systému pre technikov (CRM). Umožňuje uchovávať prehľad o kontaktoch na zákazníkov a ich interakciách s vašou spoločnosťou.
- Hodnotenia zákazníkov: Hodnotenia zákazníkov sú dôležité, pretože pomáhajú budovať dôveru, zlepšujú kvalitu vykonaných služieb a zároveň vďaka pozitívnym hodnoteniam dochádza k zvýšeniu predaja.
Správa zariadení – databáza zariadení viazaných na adresy zákazníkov: Správa zariadení umožňuje sledovať vykonané opravy nie len na úrovni zákazníka a miesta, ale až na úrovni konkrétneho zariadenia. Dostávate tak rýchly prehľad o vykonaných údržbách, použitých súčiastkach, dátume opráv a všetkých potrebných informáciách pre zefektívnenie pracovných postupov a organizácie práce technikov.
Plánovač zákaziek: Plánovač zákaziek je funkcia systému pre technikov, ktorá vám umožňuje rýchlo a jednoducho spravovať a sledovať všetky vaše zákazky. Umožňuje vám plánovať termíny, priraďovať zdroje, sledovať pokrok a generovať správy. Rýchly tabuľkový prehľad s kalendárom prepojeným na konkrétneho zákazníka, adresu, zariadenie a presné informácie o zákazke výrazným spôsobom zvyšuje efektivitu práce a optimalizuje náklady spoločnosti.
Stav zákaziek: Systém riadenia zákaziek (CRM) obsahuje funkciu na automatické riadenie stavu zákaziek s prehľadným farebným odlíšením, ktorá vám umožňuje sledovať pokrok vašich zákaziek, automatizovať úlohy v závislosti od ich stavu.
Protokoly k zákazkám: Každá zákazka obsahuje preddefinovaný checklist z ktorého sa automaticky generuje protokol ku konkrétnej zákazke s digitálnym podpisom klienta priamo v mobilnej aplikácii u technika. Protokol je hneď po dokončení zákazky doručený na email klienta.
Revízia: Revízny systém s komplexnými funkciami vám môže pomôcť zefektívniť proces revízie, znížiť riziko chýb a zlepšiť celkovú efektivitu vašej spoločnosti. Obsahuje detaily o revízii ako textové a statické výberové možnosti vo formulári. Predvolený checklist s možnosťou doplniť ďalšie body. Súpisku položiek práce a dielov s cenami bez DPH s DPH. Hromadné nahrávanie fotografií a možnosť vytvorenia fotodokumentácie a uloženia v administračnom systéme.
Vystavenie faktúry: Systém umožňuje priamo vytvoriť faktúru pre zákazníka cez fakturačný systém Superfaktúra z položiek a dielov, a zároveň priamo v aplikácii ponúka možnosť podpisu zákazníka.
Servisný úkon: Zahŕňa všetky relevantné informácie o vykonanom servise a slúži ako záznam pre vás aj pre vášho zákazníka (typ servisu ako výber z možností, poznámky, súpiska položiek prác a dielov, fotky, podpis zákazníka, vystavenie faktúry cez Superfaktúru z položiek a dielov).
Doplnkové funkcie administračného systému:
- Hromadný import zákaziek v Exceli: Systém umožňuje rýchlym spôsobom hromadne exportovať zákazky.
Export kalendára pre každého užívateľa osobitne: Systém má funkciu exportu kalendára so zákazkami priamo do Smartphonu technika.
Tlač protokolov z PDF: Protokoly zo zásahov je možné exportovať aj do PDF dokumentov pre potrebnú tlačenú verziu.
SMS notifikácie zákazníkov deň pred zákazkou: Pred každou plánovanou revíziou alebo opravou bude zákazník ešte deň vopred upozornený.
Automatické označovanie nedokončených servisov: Ak technik neoznačí zákazku ako vybavenú, administračný pracovník vidí v systéme zákazku ako neukončenú a rezervuje následný termín na dokončenie zákazky.
Automatické pripomienky – servis po roku: V systéme sa zobrazia ako zákazky bez priradeného termínu v samostatnej tabuľke, z ktorej zmiznú po zadaní termínu.
Logovanie zmien: Prehľadný zoznam zmien v zákazkách, ktorý je spätne ľahko dohľadateľný. Poznámky zadané na zákazke sa prenesú na zákazníka a zobrazia pri plánovaní následných termínov opráv alebo revízií.
Reporting s filtráciou: Systém obsahuje aj možnosť reportingu na úrovni dňa alebo technika, kde sú prehľadne vykreslené dáta o sumách, zárobku, fakturácii.
Zápis odovzdávania peňazí zo dňa (formou “zákazky” ako mínusová transakcia pre technika): Vybavené zákazky sú plusové transakcie, vzájomne sa započítajú a na konci zobrazujeme nevyrovnaný stav za technika.
Funkcie mobilnej aplikácie pre servisných technikov:
- Základ appky a prihlasovanie užívateľa: Jednoduchý a bezpečný proces prihlasovania do aplikácie.
Hlavná obrazovka: Zhŕňa denný prehľad naplánovaných zákaziek a zoznam s informáciami o adrese a plánovanom úkone.
Detail zákazky: Všetky relevantné informácie o zariadení o zákazníkovi a jeho objednávke. Hodnotenie zákazníka. Vytvorenie nového alebo vstup do predpripraveného protokolu o revízii alebo servisnom úkone. Jedna zákazka = jedna revízia alebo aj jeden servisný úkon.
Detail revízie a servisného úkonu: Mobilná aplikácia má predpripravené formuláre členené na sekcie, ďalej podľa grafiky členené na taby, selectboxy s predvolenými hodnotami z backendu. Rozpracované údaje sa priebežne v každom poli ukladajú do lokálnej pamäte pre zabránenie straty údajov v prípade vypnutia appky bez pripojenia do internetu. Po pripojení na internet nastáva prioritne okamžitá online synchronizácia. Rovnako aj nahrávanie fotografií prebieha ako background proces, ktorý vyčkáva na pripojenie k internetu a funguje aj offline.
Pole pre podpis klienta: Nie je potrebná žiadna tlač dokumentov, aplikácia ponúka možnosť priamo prstom do bielej plochy podpísať dokument o revízii alebo servisnom úkone.
Export dokumentu do PDF: Pre prípadnú potrebu je možné dokumenty vyexportovať do PDF dokumentu a tlačiť na mieste.
Vystavená faktúra priamo na mail: Po vygenerovaní faktúry cez fakturačný systém Superfaktúra z položiek v protokole je vystavená faktúra automaticky z aplikácie odoslaná na email zákazníka.
Výsledok: Mobilná aplikácia na jednoduchú správu servisných a revíznych služieb a organizáciu práce technikov
Aplikácia a systém Ku-Li Therm sa stala nepostrádateľným nástrojom pre spoločnosť zaoberajúcu sa inštaláciou, servisom a revíziou vykurovacích zariadení. Je však ideálnym nástrojom pre všetkých poskytovateľov servisných, revizných a údržbových služieb. Svojim užívateľom poskytuje vysoko efektívne a prehľadné riešenie pre riadenie ich pracovníkov, pracovných postupov a komunikáciu, čo vo výsledku prináša úsporu pre firmu a výbornú organizáciu práce, bez zbytočných prekážok a v neposlednom rade veľkú spokojnosť zákazníkov.
