Keď eshop začína a má len zopár objednávok za mesiac, tak urobiť pár úkonov pri objednávke zvládne každý. Ale keď už tých objednávok je za jeden deň viac, ako počet minút počas pracovnej doby, tak začnete uvažovať nad tým, čo Vás najviac brzdí pri práci, ktoré kroky často opakujete, alebo ktorý proces dlho trvá. Niekedy aj presunutie jedného tlačidla ušetrí pár sekúnd.
Čo je cieľom automatizácie
Zvýšiť efektívnosť, znížiť chybovosť a samozrejme náklady.
Čo je možné automatizovať
Produkty a sklad
Kým má eshop zopár produktov, tak skladový systém pre neho nie je potrebný a postačuje mu políčko v eshope, kde zadá koľko kusov má na sklade. Keď eshop vyrastie a má možno aj viac skladov v niekoľkých budovách, mestách, kamenných predajniach, alebo má vlastnú výrobu produktov, tak sa mu zíde skladový systém, kde eviduje koľko produktov sa kde nachádza. Pre upresnenie môže mať uvedené číslo skladu, regálu a police. Poprípade aj expiráciu produktu.
Ak niečo nechcete nahadzovať dvojmo (aj do eshopu aj do skladového systému) tak je možné sťahovať produkty a ich sklady priamo odtiaľ. Ak to skladový systém dovoľuje, tak je možné k produktu pridať okrem názvu, množstva a skladového čísla aj popis, fotku, cenu, prípadne aj parametre produktu.
Potom je možné v určitých intervaloch sťahovať údaje zo skladu a vytvárať nové produkty, aktualizovať už existujúce, meniť množstvo kusov, alebo dostupnosť daného produktu.
Produkty od dodávateľov
Množstvo eshopov nevyrába svoje produkty, ale nakupuje ich veľkoobchodne od dodávateľov. Tí dodávatelia môžu mať tisícky produktov a nahadzovať to všetko ručne by zabralo veľmi veľa času. Takisto aj denno denne kontrolovať, či má ešte dodávateľ produkt v ponuke, alebo sa mu zmenila cena je nemožné a ak by ste mali takých dodávateľov niekoľko, tak kým by ste skontrolovali posledný produkt mohli by ste začať odznova.
Možno ani nechcete predávať celé portfólio dodávateľa, ale len zopár produktov o ktorých máte pocit, že Vaši zákazníci budú mať záujem. Vtedy je najlepšie si takéto produkty vytvoriť vo vašom skladovom systéme a priradiť im rovnaké skladové číslo aké má dodávateľ, pomocou ktorého dokážeme pri importe spárovať produkty.
Pomocou tohto skladového čísla je možné urobiť automatickú objednávku napr. ak počet kusov na sklade klesne pod určitú hodnotu.
Pri nahadzovaní produktov od dodávateľa je možné zapísať nákupnú sumu a tú vynásobiť maržou, ktorú si nastavíte pre daného dodávateľa. Týmto môžete dosiahnúť vždy aktuálne ceny aj keď by ich dodávateľ menil niekoľko krát do dňa.
Dostupnosť
Ak už máme prehľad, čo je kde skladom, môžeme pekne zobrazovať zákazníkovi dostupnosť produktov, čo je Na sklade, čo je Na sklade u dodávateľa, prípadne ak to nemá aktuálne ani dodávateľ na sklade, tak môžeme použiť stav Na objednávku alebo Vypredané.
Podľa typu dostupnosti môžeme zákazníkovi ukázať aj približný dátum kedy môže u seba očakávať tovar. Je dobré rátať aj s víkendami alebo sviatkami.
Objednávky
Ak používate účtovný program tak určite požadujte export objednávok doň. Je možné ich odosielať hneď po dokončení objednávky, alebo potom je možné v pravidelných intervaloch kontrolovať, či sú nejaké dokončené objednávky a v dávke ich odoslať.
Obe majú svoje výhody a nevýhody.
Prvá možnosť predĺži čas načítavania stránky užívateľovi, ale sklad má hneď informáciu o tom, že si niekto produkt objednal a môže vrátiť eshopu aktuálne množstvo. Druhá možnosť nemá vplyv na aktuálneho zákazníka, ale na budúcich, ktorý chcú nakúpiť rovnaký produkt. Kým sa do skladu nedostanú všetky objednávky tak je možné, že aj keď eshop si pri produkte poníži stav skladu, ale import skladu bude rýchlejší ako export objednávok tak nám vráti pôvodnú hodnotu. Je fajn mať tento proces zosúladený.
Pri objednávkach je možné zautomatizovať proces komunikácie so zákazníkom
- Po prijatí objednávky môžeme zákazníkovi odoslať email, že evidujeme jeho objednávku.
- Po kontrole skladníkom a zistení, že nejaký tovar nemáme práve na sklade, pošleme informáciu zákazníkovi za akým produktom čakáme a za akú dobu by mal prísť, ak máme informáciu od dodávateľa.
- Ak sú všetky položky na sklade, môžeme zákazníkovi poslať email, že Tovar je pripravený na odoslanie a čakáme za kuriérom, ak si tú možnosť zvolil zákazník v nákupnom procese. Aj prácu s kuriérskou spoločnosťou je možné zautomatizovať.
Kuriér, Pošta, Zásielkovňa
Väčšina dopravcov ponúka možnosť napojenia cez API priamo na ich systém. Keď je objednávka pripravená na odoslanie, môžete jedným tlačidlom, alebo hromadne odoslať informácie o balíku dodacia adresa, telefónne číslo, informácia pre kuriéra, počet balíkov, výška dobierky… Spätne môžete získať číslo balíka, alebo štítok, ktorý vytlačíte a nalepíte na balík. Číslo balíka môžete poslať aj zákazníkovi na email aby si mohol vyhľadať na stránke dodávateľa, kde sa jeho balík nachádza.
Platobná brána a banka
K objednávkam je samozrejme potrebné prijať platbu. Či už pri dobierke od kuriérskej spoločnosti, alebo ak používate platobnú bránu (napr. GoPay, Besteron…). V prípade kuriéra, peniaze vám pošlú primo na váš účet v banke raz za mesiac, ale pri platobnej bráne vám môže prísť obratom hneď po zaplatení notifikácia, že objednávka bola uhradená, alebo ak vznikne nejaký problém pri platbe, tak dostanete o tom informáciu a zákazníkovi môžete ponúknuť ďalšie spôsoby platby. Pri spôsobe platby prevodom na účet, môžete sťahovať z banky výpis, no tu nemáte okamžitú informáciu o zaplatení, ale až keď prejde platba na Váš účet.
Záver
Toto je súhrn najčastejších vecí čo je možné automatizovať. Potom sú veci, ktoré môžu uľahčiť prácu v eshop systéme, alebo veci, ktoré sa dejú na pozadí a ani o nich neviete.
Občas pootravovať zákazníka validáciou, aby zadal údaje v takom formáte, aby ste ich nemuseli ručne upravovať. Kontrola PSČ a telefónneho čísla podľa zvolenej krajiny. Kontrola IČO, DIČ, IČ DPH pomocou Finstatu. Ak je neplatič, neponúknuť mu spôsob platby dobierkou. Ak máte viac predajní a zákazník si objedná tovar len z jednej predajne, tak mu ponúknuť na osobný odber len tú.
Nieje na škodu sadnúť si a pozorovať svojích zamestnancov, kde a pri akom úkone strávia najviac času a potom hľadať spôsob ako by sa to dalo urýchliť.
