Jednou z vecí, ktoré musíte vo firme riešiť je ukladanie súborov tak, aby k ním mali prístup všetci a najlepšie aj kdekoľvek a kedykoľvek, za podmienok plnej bezpečnosti.
Tu často nestačia služby, ktoré používate ako súkromná osoba. Zrazu potrebujete riešiť zdieľanie množstva súborov, prístupov, nápadov, rozvrhy úloh, či komunikáciu s tímom.
Tu je zopár našich skúseností s hľadaním tej správnej aplikácie na zdieľanie súborov, komunikáciu v tíme & timemanagement a zdieľanie prístupov.
Zdieľanie súborov – skúšame DropBox, Box.com, OneDrive a Google Drive
Výhodou aplikácie Dropbox je rýchly prístup k súborom z akéhokoľvek zariadenia a jeho funkcie, ktoré sa naďalej zaujímavo rozširujú.
Nevýhodou je, že Dropbox obmedzuje v rôznych balíkoch nie len priestor, ale aj funkcionalitu.
Ďalšou nevýhodou je neflexibilná cena. Síce 1TB priestoru stojí rovnako ako na Google Drive 9,99 €/mesiac, no ak na začiatok nepotrebujete viac ako 100 GB, cez Google Drive za neho zaplatíte 2 eurá. Dropbox však taký malý balík za zvýhodnenu cenu neposkytuje.
Zaujímavým riešením môže byť Dropbox for business, za ktorý každý užívateľ zaplatí 12 eur mesačne a získa neobmedzený priestor. Toto riešenie je tiež výhodné, až keď potrebujete využívať veľa priestoru.
Každopádne, Dropbox patrí – čo sa týka technických riešení, naozaj medzi špičku a osobne ho pri súkromnom používaní preferujem.
Po Dropboxe sme vyskúšali Box.com. Ak sa bavíme o 100 GB úložisku, cenovo sa pohybuje medzi Dropboxom a Google Drive. V časoch, keď sme ho testovali a uvažovali o jeho nasadení, odradila nás veľmi, ale vážne veľmi pomalá synchronizácia súborov. Tá zahŕňala nekonečné skenovanie súborov a pod.
Ďalším adeptom bol OneDrive od Microsoftu. V tom čase mal vážny nedostatok – veľmi obmedzené priestorové možnosti. Teraz tento problém odstránili a cenovo jemne podliezajú ceny Google Drive. Oplatí sa ich použiť hlavne vtedy, ak sa vaše požiadavky pohybujú niekde medzi 100 – 200 GB.
Googe Drive. Tu sa naša cesta hľadania končí. Výhodná cena balíku vzhľadom na naše nároky a neobmedzená funkcionalita. Oproti Dropboxu má Drive jednu veľkú výhodu. Priestor, ktorý zaberá nahraný súbor sa odpočíta z voľnej kvôty len tomu, kto tento súbor nahrá. Nie každému, kto má tento súbor synchronizovaný.
Komunikácia tímu, time management a task management (SCRUM metodikou)
Asi ako každý, aj my sme si na začiatku mysleli, že maily sú super. Kým ich nezačalo prichádzať viac a nezačali sa strácať.
Dosť z nás využívalo na poznámky Evernote, skúsili sme ho preto používať hromadne. Pridávanie poznámok a úloh bolo však pri tímovej práci neprehľadné. Presný opak osobného používania.
Prešli sme na Trello. Táto webová aplikácia vyzerala byť vhodná. A aj dlhý čas bola. Samozrejme, mala svoje muchy, ktoré jej bolo treba odpustiť. Napríklad na logovanie času bolo potrebné inštalovať plugin plus for Trello do Chromu.
S pribúdajúcimi projektami prestalo vyhovovať aj Trello. Pri množstve úloh, sub-úloh a iných vecí sa začalo meniť na jeden väčší bordel. Splnené úlohy bolo potrebné presúvať z boardov do archívu, ktorý nemal žiadnu kategorizáciu. Vyhľadávanie a analýza splnených úloh bolo utrpením. Prehľad nahraných súborov nebol nikde pohromade. Najväčším problémom bola absencia nejakého dashboardu, kde by sa zobrazovali podstatné informácie (ako deadline pre úlohy) zo všetkých boardov. Napriek tomu si myslíme, že na menšie projekty sa táto aplikácia v pohode hodí.
Teamwork.com
Tento nástroj sme si na testovanie vybrali ako prvý z neskutočného množstva možností online management systémov. A pri ňom už ostávame. Prečo?
Vynikajúco riešená správa projektov
- pre každého klienta vieme vytvoriť samostatný projekt
- pre každý projekt vieme vytvoriť neobmedzený počet listov úloh a filtrovať tak úlohy podľa toho, či sú programátorské, marketingové a pod.
- vieme prideliť klientovi prístup k jeho projektu a tak si vie kontrolovať, aké úlohy sú naplánované, ktoré splnené / rozpracované
- o každej úlohe, prílohe, či notebooku (ktorý nám inak nahrádza Evernote), môžeme s klientom diskutovať prostredníctvom komentárov
- na dôležité komentáre, alebo vytvorenia úloh vieme nastaviť mailovú notifikáciu pre konkrétne osoby na projekte
- samozrejmosťou je nastavenie „start date“ a „due date“ pre každú úlohu, ktorá môže byť pridelená jednej, alebo viacerým osobám
- „start date“ a „due date“ sa dá nastaviť pre celý projekt, čím sa povzbudzuje tím k dokončeniu projektu načas
- na pravidelné mesačné reporty sú určené „millestones“, ktorými si nastavujeme budúce ciele k jednotlivým bodom projektov
- k projektom vieme pripojiť súbory (v závislosti od plánu aj integrovať Google Drive, Dropbox, Box,…)
- priraďovanie ľudí ku konkrétnym projektom a pokročilé definovanie ich oprávnení
- logovanie času a meranie času bez dodatočných pluginov
- logované časy je možné rozdeliť na fakturačné a nefakturačné s možnosťou exportu faktúr do niekoľkých online nástrojov
- ukončené úlohy ostávajú v projektových listoch a ľahko sa dá zistiť, kto na nich pracoval, koľko času trvali a ďalšie potrebné informácie
- každý projekt má dashboard
- celý Teamwork má spoločný dashboard, kde sa aktualizujú úlohy zo všetkých projektov
- Teamwork umožňuje evidovať zoznam firiem a ľudí, s ktorými spolupracujete a následne ich prideľovať k jednotlivým projektom
TIP: Počet vytvorených Teamwork-projektov je obmedzený veľkosťou zaplateného balíka. Nie všetky naše projekty si vyžadujú vytvorenie vlastného Teamwork projektu. Preto sme si vytvorili TW-projekt s názvom WAME s.r.o., v rámci ktorého si pre menšie projekty vytvárame len osobitné task-listy, ktorých počet nie je nijako limitovaný.
Teamwork si môžete vyskúšať bezplatne na neobmedzené obdobie.
Teamwork spolu s TeamWork Chatom využívame aj na real-time komunikáciu v rámci tímu.
Zdieľanie prístupov a hesiel
Ak si odmyslíme nehacknuteľný zošit ;-), tak prakticky od začiatku používame na ukladanie prístupových hesiel programy: MacPass / KeePass. Tieto programy si ukladajú šifrovanú databázu hesiel do súboru, ktorý sme zdieľali na Google Drive, vďaka čomu si ho môže otvoriť každý kolega zo svojho počítača.
